Polityka Prywatności

1. Administrator danych i zakres polityki

Administratorem danych osobowych opisanych w niniejszej Polityce jest EMYS Sp. z o.o. („EMYS”) z siedzibą we Wrocławiu, ul. Podwale 62A/014, 50-010 Wrocław, Polska, wpisana do rejestru przedsiębiorców Krajowego Rejestru Sądowego pod numerem KRS 0000759900, NIP: 8943135456. Kontakt: contact@emys.co lub za pośrednictwem formularza kontaktowego: LINK. Polityka dotyczy strony internetowej www.emys.co, sklepu internetowego, opcjonalnej aplikacji EMYS Space, korespondencji handlowej, zamówień, zapytań o szkolenia oraz obsługi posprzedażowej.

2. Robot EMYS a prywatność

Robot EMYS działa offline. Jego funkcje edukacyjne nie wymagają połączenia z internetem, konta w EMYS Space ani przekazywania do EMYS danych o uczestnikach zajęć. Robot nie ustala tożsamości uczestników ani ich wieku. Fizyczne identyfikatory pozwalają rozróżniać uczestników aktywności bez konieczności podawania imion lub zakładania kont. EMYS Space jest opcjonalną aplikacją przeznaczoną dla dorosłych i nie jest potrzebna do działania robota.

3. Kategorie przetwarzanych danych

W zależności od sposobu kontaktu z EMYS oraz wykorzystywanych usług możemy przetwarzać następujące kategorie danych osobowych:

Dane kontaktowe i biznesowe: imię, nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, stanowisko oraz treść korespondencji.
Dane zamówień, rozliczeń i dostaw: dane firmy, NIP/VAT, informacje o zakupionych produktach, status transakcji oraz adresy dostawy.
Dane kont i zgłoszeń: dane kont użytkowników, numery seryjne robotów powiązane z kontami oraz informacje przekazywane za pośrednictwem strony internetowej lub EMYS Space, w tym zgłoszenia serwisowe i zapytania o szkolenia.
Dane gwarancyjne i serwisowe: numery seryjne urządzeń, opisy usterek, historia napraw oraz informacje diagnostyczne związane z obsługą zgłoszenia.
Dane techniczne strony i aplikacji: adres IP, informacje o przeglądarce lub urządzeniu, identyfikatory plików cookies oraz informacje o korzystaniu z funkcji, o ile są zbierane przez daną platformę lub aktywne narzędzia.

Zakres przetwarzanych danych zależy od wykorzystywanej funkcji lub usługi.

4. Płatności i zapisane karty

Płatności w sklepie EMYS są obsługiwane przez dostępnych operatorów płatności. Sklep internetowy działa na platformie Wix, dostarczanej przez Wix.com Ltd. („Wix”). W zależności od udostępnionych funkcji klient może mieć możliwość zapisania karty płatniczej na swoim koncie na potrzeby przyszłych zakupów. Dane kart są przetwarzane przez odpowiedniego operatora płatności lub dostawcę platformy. EMYS otrzymuje informacje o transakcjach oraz ograniczone dane płatnicze niezbędne do obsługi zamówień, lecz nie przechowuje samodzielnie pełnych numerów kart płatniczych.

5. Cele i podstawy prawne przetwarzania danych

EMYS przetwarza dane osobowe zgodnie z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. („RODO”), w następujących celach i na następujących podstawach prawnych:

obsługi zapytań, zawierania i realizacji umów, zamówień, płatności i dostaw — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO, zależnie od charakteru relacji;
wystawiania faktur, prowadzenia dokumentacji księgowej i realizacji obowiązków prawnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. c RODO;
prowadzenia relacji biznesowych, współpracy z dystrybutorami oraz kontaktu z przedstawicielami klientów i partnerów — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
udostępniania funkcji strony internetowej i aplikacji EMYS Space oraz obsługi zgłoszeń serwisowych i gwarancyjnych — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. b, c lub f RODO, zależnie od rodzaju usługi lub obowiązku;
zapewnienia bezpieczeństwa systemów, zapobiegania nadużyciom oraz ustalania, dochodzenia lub obrony roszczeń — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. f RODO;
prowadzenia działań marketingowych i stosowania opcjonalnych technologii śledzących wymagających zgody — na podstawie art. 6 ust. 1 lit. a RODO, gdy zgoda jest wymagana.

Prawnie uzasadnione interesy EMYS obejmują obsługę klientów, prowadzenie działalności gospodarczej, utrzymywanie relacji biznesowych, bezpieczeństwo usług oraz ochronę praw EMYS. Podanie danych niezbędnych do realizacji zamówienia lub żądanej usługi jest konieczne do ich obsługi. Bez tych danych realizacja zamówienia lub świadczenie usługi może nie być możliwe.

6. Marketing, analityka i pliki cookies

EMYS może korzystać z funkcji platformy Wix oraz zintegrowanych narzędzi Google i Meta (Facebook) do analizy ruchu na stronie internetowej, wspierania widoczności w wyszukiwarkach, prowadzenia reklam i pomiaru skuteczności kampanii, w zakresie odpowiadającym faktycznie wykorzystywanym narzędziom. HubSpot może być wykorzystywany do zarządzania kontaktami biznesowymi i komunikacją. Analityczne i reklamowe pliki cookies oraz podobne technologie, które nie są niezbędne do działania strony, stosujemy po uzyskaniu wymaganej zgody. Użytkownik może zarządzać swoimi preferencjami dotyczącymi cookies i wycofać zgodę za pośrednictwem ustawień cookies na stronie, jeśli taka funkcja jest dostępna, lub kontaktując się z EMYS. Może również wycofać zgodę na komunikację marketingową albo wnieść sprzeciw wobec przetwarzania danych w celach marketingowych, zależnie od podstawy prawnej przetwarzania. Aktywność użytkowników robota EMYS działającego offline nie jest wykorzystywana do targetowania reklam internetowych.

7. Odbiorcy danych i dostawcy usług

EMYS może przekazywać dane osobowe w niezbędnym zakresie podmiotom wspierającym jego działalność, w tym Wix (strona internetowa, sklep i opcjonalna aplikacja EMYS Space), HubSpot (CRM), Microsoft (dokumenty firmowe i usługi chmurowe), Google i Meta (w zakresie wykorzystywanych narzędzi), operatorom płatności, przewoźnikom, podmiotom świadczącym usługi księgowe i doradcze oraz podmiotom uczestniczącym w realizacji zamówień i obsłudze serwisowej. Zakres przekazywanych danych zależy od zadań danego odbiorcy. Odbiorcy mogą działać jako podmioty przetwarzające dane w imieniu EMYS lub jako niezależni administratorzy, zgodnie z charakterem świadczonych usług. Przekazywanie danych odbywa się z zastosowaniem odpowiednich zabezpieczeń prawnych i umownych. Dane mogą być również ujawniane uprawnionym organom, gdy wymagają tego przepisy prawa, lub innym podmiotom, gdy jest to niezbędne do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń EMYS.

8. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektórzy dostawcy usług wykorzystywanych przez EMYS mogą przetwarzać dane osobowe poza Europejskim Obszarem Gospodarczym („EOG”) lub umożliwiać dostęp do nich z państw spoza EOG. Jeżeli takie działania stanowią przekazywanie danych do państwa trzeciego w rozumieniu RODO, odbywa się ono na podstawie odpowiedniego mechanizmu prawnego, w szczególności decyzji Komisji Europejskiej stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony danych lub odpowiednich zabezpieczeń, takich jak standardowe klauzule umowne zatwierdzone przez Komisję Europejską. Informacje o stosowanych mechanizmach przekazywania danych oraz możliwość uzyskania kopii odpowiednich zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się z EMYS kanałami podanymi w punkcie 1.

9. Diagnostyka serwisowa

W ramach obsługi zgłoszeń serwisowych i gwarancyjnych EMYS może, gdy jest to potrzebne do diagnostyki, poprosić o przekazanie logów technicznych robota, w tym logów dotyczących jego działania oraz uruchamianych gier i funkcji. Logi mogą zostać wyeksportowane z folderu „Logs” na pamięci USB podłączanej pod podstawą robota. EMYS nie wymaga danych osobowych użytkowników robota do przeprowadzenia diagnostyki. Logi techniczne nie zawierają imion ani innych bezpośrednich identyfikatorów użytkowników. Jeżeli zostaną powiązane ze zgłoszeniem serwisowym umożliwiającym identyfikację klienta, są przetwarzane jako część dokumentacji tego zgłoszenia. EMYS nie kopiuje ani nie archiwizuje rutynowo prywatnych treści, które klient mógł pozostawić na urządzeniu przekazanym do naprawy. Przed wysłaniem robota do serwisu klient powinien, w miarę możliwości, usunąć z niego zbędne dane osobowe.

10. Okres przechowywania danych

EMYS przechowuje dane osobowe nie dłużej, niż jest to niezbędne do realizacji celów, w których zostały zebrane, z uwzględnieniem obowiązujących przepisów prawa. Okres przechowywania zależy od rodzaju danych i celu ich przetwarzania, w szczególności:

Dane dotyczące zamówień i umów — przez okres niezbędny do realizacji umowy, a następnie przez czas wymagany przepisami prawa lub potrzebny do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane księgowe i podatkowe — przez okres wynikający z obowiązujących przepisów dotyczących przechowywania dokumentacji.
Dane dotyczące gwarancji i serwisu — przez okres niezbędny do obsługi zgłoszenia, realizacji zobowiązań gwarancyjnych lub innych obowiązków prawnych oraz ewentualnego dochodzenia lub obrony roszczeń.
Dane kontaktowe i biznesowe — przez okres utrzymywania relacji biznesowej lub obsługi korespondencji, a następnie przez czas uzasadniony charakterem tej relacji i potrzebą ochrony praw EMYS.
Dane kont użytkowników — przez okres funkcjonowania konta, a po jego zamknięciu wyłącznie w zakresie, w jakim dalsze przechowywanie jest uzasadnione obowiązkiem prawnym lub inną właściwą podstawą prawną.
Dane wykorzystywane do celów marketingowych — przez okres obowiązywania odpowiedniej podstawy prawnej, w szczególności do wycofania zgody lub wniesienia skutecznego sprzeciwu wobec przetwarzania danych w celach marketingowych. EMYS może zachować minimalne informacje niezbędne do respektowania takiego wycofania zgody lub sprzeciwu.

Po upływie właściwego okresu przechowywania dane są usuwane lub anonimizowane, chyba że dalsze przechowywanie jest wymagane przez prawo. Żądanie usunięcia danych nie uchyla obowiązków przechowywania dokumentacji wynikających z przepisów prawa ani innych przewidzianych prawem podstaw dalszego przetwarzania.

11. Prawa osób, których dane dotyczą

Na zasadach i w zakresie przewidzianym przez RODO osoba, której dane dotyczą, ma prawo żądać dostępu do swoich danych osobowych, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania, a także prawo do przenoszenia danych oraz wniesienia sprzeciwu wobec ich przetwarzania. Jeżeli przetwarzanie odbywa się na podstawie zgody, można ją wycofać w dowolnym momencie. Wycofanie zgody nie wpływa na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej wycofaniem. W przypadku przetwarzania danych na potrzeby marketingu bezpośredniego osoba, której dane dotyczą, może w dowolnym momencie wnieść sprzeciw wobec takiego przetwarzania. Żądania dotyczące danych osobowych można kierować na adres contact@emys.co lub za pośrednictwem formularza kontaktowego: LINK. Osobie, której dane dotyczą, przysługuje również prawo wniesienia skargi do właściwego organu nadzorczego. W Polsce organem tym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (UODO).

12. Zmiany Polityki i kontakt

EMYS może aktualizować niniejszą Politykę Prywatności w związku ze zmianami w sposobie przetwarzania danych, wykorzystywanych technologiach lub obowiązujących przepisach prawa. Pytania i żądania dotyczące ochrony danych osobowych można kierować na adres contact@emys.co lub za pośrednictwem formularza kontaktowego: LINK.

Ostatnia aktualizacja: 24 października 2026 r.